با پیشرفت تکنولوژیهای سازمانی، امروزه بیشتر سازمانها از فناوریهای مدرن مانند نرمافزارها برای مدیریت بهتر کسبوکار خود استفاده میکنند. هرچند این نرمافزارها نقش مهمی در بهبود فرآیند کاری و تجربه مشتریان دارند؛ اما استفاده از آنها با چالشهایی مانند عملکرد جداگانه و مختل شدن جریان انتقال داده و اطلاعات میان بخشهای مختلف سازمان فراهم است. البته این مشکل راهکارهایی دارد که ازجمله آنها میتوان به یکپارچه سازی نرم افزار ها اشاره کرد. این فرآیند با اتصال ابزارهای پراکنده، سازمانها را به سیستم واحد و منسجم تبدیل میکند. در مطلب پیشرو، به توضیح فرآیند یکپارچه سازی نرمافزار های سازمان و روشهای انجام آن میپردازیم.
یکپارچه سازی نرمافزار (Software Integration) چیست؟
یکپارچه سازی نرم افزار فرآیندی است که در آن برنامهها، زیرسیستمها یا اجزای نرمافزاری مجزا به هم متصل شده و بهصورت یک سیستم یکپارچه و هماهنگ عمل میکنند. هدف اصلی این فرآیند، فراهم کردن امکان تبادل داده میان نرمافزارهای مختلف است به گونهای که اطلاعات بدون نیاز به مداخله انسانی میان پلتفرمها جریان پیدا کنند. ادغام نرمافزارهای سازمانی در هر سطحی، از سیستمهای پیچیده و گسترده گرفته تا ترکیب چند مولفه کوچک قابل اجراست و نتیجه نهایی آن، ایجاد یک پایگاه داده مشترک یا اکوسیستم متصل است. در این پایگاه داده خودکارسازی فرایندها به شکل سادهتری انجام شده تا از هماهنگی و بهروز بودن دادهها در تمامی بخشها با دقت کامل، اطمینان حاصل شود.
چرا سازمانها به یکپارچه سازی نرم افزار ها نیاز دارند؟
سازمانهای امروزی، بهویژه کسبوکارهای بزرگتر با حجم وسیعی از دادهها روبرو بوده و بیش از 100 نرمافزار SaaS را در انجام فرآیندها و امور مختلف بهکار میبرند که مدیریت جداگانه هرکدام از این نرمافزارها سخت و غیرممکن است. در چنین شرایطی یکپارچهسازی نرم افزارها به نیازی جدی تبدیل میشود. از دیگر دلایل نیاز سازمانها به فرآیند یکپارچه سازی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- حذف سیلوهای داده: اطلاعات پراکنده در بخشهای مختلف مانند فروش، مالی یا منابع انسانی مانع دید کامل و جامع مدیران نسبتبه وضعیت سازمان میشوند. یکپارچه سازی با از بین بردن مرزها و ایجاد دسترسی یکپارچه به دادهها فرآیند مدیریت را سادهتر میکند.
- کاهش خطاهای انسانی: ورود دستی دادهها به سیستمهای مختلف وقتگیر است و احتمال خطا در انجام آن هم وجود دارد. با یکپارچه سازی نرم افزار های سازمانی، این خطاها بهطور قابلتوجهی کاهش پیدا میکنند.
- پاسخگویی در زمان واقعی: در بسیاری از موارد تصمیمگیری سازمانها باید فوری و براساس دادههای لحظهای نسبتبه تغییرات بازار و نیاز مشتریان باشد. این امکان با یکپارچهسازی نرمافزارها فراهم میشود.
اگر سیستمهای CRM و ERP به هم متصل نباشند، دسترسی به تاریخچه کامل تعاملات مشتری دشوار میشود و کیفیت خدمات کاهش پیدا میکند. درنتیجه این فرآیند راهحلی برای بهبود تجربه مشتریان نیز محسوب میشود.
نقش یکپارچه سازی نرم افزار ها در تحول دیجیتال
یکپارچه سازی نرمافزار ها تنها ابزاری برای حل مشکلات سازمانی نیست، یک راهکار سازمانی و تحولی در دنیای دیجیتال هم محسوب میشود. یکپارچه سازی نرم افزار ها با ایجاد یک اکوسیستم IT متصل و چابک، به سازمانها امکان میدهد تا سیستمها و فرآیندهای قدیمی خود را بهروزرسانی کرده و در مسیر دستیابی به مدلهای کسبوکار هوشمند بهتر عمل کنند. به عبارت دیگر، بدون اتصال جریانهای کاری و دادهها، تحول دیجیتال کامل نمیشود؛ چراکه یکپارچگی به فناوریهای نوظهور مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی کمک میکند که به دادههای دقیق و متمرکز دسترسی پیدا کرده و تحلیلهای موثرتری ارائه دهند.
مزایای یکپارچه سازی نرم افزار
ادغام سیستمها و نرمافزارهای بهکاررفته در سازمان مزایای متعددی هم برای مجموعهها به همراه دارد که برخی از آنها فواید استراتژیک بوده و از مشکلات جدی جلوگیری میکنند. برای مثال:
- تصمیمگیری سریع و دقیق: با دسترسی به یک دیدگاه جامع و ۳۶۰ درجه از کل سازمان که مهمترین قابلیت یکپارچه سازی است، مدیران دیگر نیازی به جابهجایی بین برنامههای مختلف ندارند. درنتیجه بهراحتی میتوانند تصمیمات استراتژیک و آگاهانهتری اتخاذ کنند.
- افزایش بهرهوری: خودکارسازی فرآیندها و حذف کارهای تکراری به کارکنان امکان میدهد که وقت خود را صرف فعالیتهای ارزشمندتر کرده و در نتیجه بهرهوری سازمان تا بیش از ۲۰ درصد افزایش پیدا کند.
- تحلیل پیشرفته دادهها: متمرکز شدن دادهها در یک پایگاه واحد از طریق یکپارچهسازی، امکان انجام تحلیلهای سریعتر و عمیقتر را فراهم کرده و به کشف راهکارهای استراتژیک برای مقابل با مشکلات کمک میکند.
- کاهش هزینهها: حذف همپوشانیها، کاهش نیاز به نیروی انسانی برای ورود دادهها و کاهش هزینههای نگهداری چند سیستم مجزا با یکپارچهسازی نرم افزارها، منجر به صرفهجویی مالی قابل توجه و کااهش هزینهها میشود.
- تقویت همکاری تیمی: دسترسی مشترک به اطلاعات بهروز با یکپارچهسازی فرآیندها در هماهنگی و ارتباط موثر میان واحدهای مختلف مانند فروش و انبارداری هم نقش اساسی دارد.
از طرفی اشتراکگذاری دادهها از طریق یک پلتفرم مرکزی و امن، خطر نقض امنیت اطلاعات را در مقایسه با روشهای دستی یا پراکنده به شکل قابلتوجهی کاهش میدهد. درنتیجه یکپارچه سازی نرم افزار ها در سازمانها راهی برای ارتقای امنیت اطلاعات هم محسوب میشود.
انواع روشها و معماریهای یکپارچه سازی نرم افزار ها
فرآیند یکپارچه سازی نرم افزار های سازمانی برای اتصال سیستمهای مختلف و ایجاد ارتباط میان آنها به چند روش مختلف انجام میشود. انتخاب از میان این روشها به نیاز سازمان، بودجه، پیچیدگی زیرساختها و… بستگی دارد. این روشها عبارتاند از:
روش Point-to-Point یا نقطه به نقطه
یکی از سادهترین روشهای یکپارچهسازی، ایجاد یک اتصال مستقیم بین دو نرمافزار مشخص به عبارتی Point-to-Point یا نقطه به نقطه است. این روش برای سناریوهای ساده و سیستمهای محدود بسیار سریع، آسان و کمهزینه است و پیادهسازی آن بهراحتی انجام میشود. بااینحال، زمانیکه تعداد نرمافزارها بیشتر شود، مدیریت این اتصالات بهشدت پیچیده و پرهزینه شده و به معماری معروف به «اسپاگتی» تبدیل میشود. علاوه بر این، چنین ساختاری در برابر تغییرات و بهروزرسانیها شکننده است و انعطاف کمی در مواجهه با نیازهای جدید دارد.
روش ESB
ESB یا Enterprise Service Bus یک زیرساخت متمرکز یا گذرگاه سازمانی است که اپلیکیشنها به آن متصل میشوند. این سیستم وظیفه مسیریابی پیامها، ترجمه پروتکلها و مدیریت تبادل اطلاعات میان سرویسهای ناهمگون را بر عهده دارد. استفاده از ESB سرعت بالایی به سازمان میبخشد و امکان اضافه یا حذف سیستمها بدون ایجاد اختلال در سایر اجزا را فراهم میکند. با وجود مزایای گفتهشده، این روش معایبی هم دارد. برای مثال پیکربندی آن پیچیده است و گذرگاه متمرکز گاهی به یک «نقطه یکتای شکست» تبدیل میشود. در صورت بروز این مشکل هم کل سیستم تحتتاثیر قرار میگیرد.
معماری میکروسرویسها و APIها
از دیگر روشهای یکپارچهسازی نرم افزارها میتوان به معماری میکروسرویسها و APIها اشاره کرد. میکروسرویسها پایه و اساس طراحی معماری نرمافزارهای مدرن امروزی هستند. در این روش برنامهها به مجموعهای از سرویسهای کوچک و مستقل تقسیم میشوند که از طریق APIها یا رابطهای برنامهنویسی اپلیکیشن با یکدیگر در ارتباط هستند.
APIها استانداردهایی هستند که امکان دسترسی نرمافزارها به دادهها و خدمات یکدیگر را فراهم میکنند؛ برای مثال اتصال درگاه پرداخت به فروشگاه اینترنتی. علاوهبر این، پلتفرمهای ابری نوین تحت عنوان iPaaS هم ابزارهای لازم برای یکپارچهسازی سریع سیستمهای ابری و محلی را بدون نیاز به کدنویسی پیچیده ارائه میدهند و روند اتصال سرویسها را بسیار سادهتر و سریعتر میکنند.
یکپارچهسازی در سطح داده Data Integration
دیگر روش یکپارچه سازی سیستمها، براساس داده است. در این روش برخلاف یکپارچه سازی نرمافزار ها، تمرکز بر ترکیب اطلاعات از منابع مختلف، برای ایجاد نمایی واحد و منسجم است. یکی از روشهای متداول در این زمینه ETL یا استخراج، تبدیل و بارگذاری است که در آن دادهها ابتدا استخراج، سپس به فرمت مناسب تبدیل و در یک انبار داده بارگذاری میشوند.
روش ELT دیگر روش یکپارچهسازی داده است که ابتدا دادهها را در مقصد بارگذاری کرده و سپس پردازش میکند، این روش برای حجمهای بالای داده در محیطهای ابری مناسبتر است. یکپارچهسازی دادهها به شیوه مجازیسازی داده هم انجام میشود که امکان ارائه یک نمای واحد از تمام منابع را بدون نیاز به انتقال فیزیکی اطلاعات فراهم کرده و دسترسی به دادهها را سریعتر میکند.
چالشهای یکپارچهسازی نرم افزار ها
باوجود مزایای فراوان، یکپارچهسازی نرم افزارها با چالشهای مختلفی هم روبهروست که از مهمترین آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- ناهمگون بودن سیستمها و تفاوت در زبانهای برنامهنویسی، معماریها و فرمتهای داده بین نرمافزارهای مختلف، فرآیند یکپارچه سازی نرمافزار ها را به کاری سخت و طاقتفرسا تبدیل میکنند.
- کاهش امنیت و حریم خصوصی و نیاز به رمزنگاری دقیق با باز شدن مسیر تبادل داده بین سیستمها یکی دیگر از مشکلات اینن فرآیند است که تنها با کنترلهای دسترسی دقیق میتوان از آن جلوگیری کرد.
- بالا بودن هزینه یکپارچهسازی نرمافزارها و نیاز به تخصص در زمینههای فنی و سیستمی یکی دیگر از چالشهای یکپارچهسازی است که استفاده از این فرآیند برای سازمانهای نوپا را سخت میکند.
این روش همچنین در سیستمها قدیمی کارایی ندارد، زیرا اتصال آنها به سادگی ممکن نیست. سیستمهای قدیمی اغلب فاقد APIهای مدرن هستند و امکان اتصال آنها به نرمافزارهای مدرن ابری وجود ندارد. این موضوع یک چالش فنی بزرگ است و در بیشتر موارد با صرف هزینه بالا برای تغییر و جایگزینی سیستمها برطرف میشود.
جمعبندی
یکپارچهسازی نرم افزارها امروزه از یک دغدغه فنی در بخش IT به استراتژی و نیاز حیاتی سازمانها برای رشد و بقا تبدیل شده است. کسبوکارهای امروزی با بهرهگیری از این فرآیند، حذف سیلوهای اطلاعاتی و کاهش خطاهای انسانی، بهراحتی میتوانند دقت و بهرهوری عملیاتی خود را افزایش داده و تجربه بهتری برای مشتریان ایجاد کنند. اگرچه پیادهسازی این فرآیند با چالشهایی مانند هزینههایی بالا و پیچیدگیهای فنی همراه است، اما مزایای بلندمدت آن در بهبود تصمیمگیری و کاهش هزینههای عملیاتی استفاده از آن را توجیه میکند. این فرآیند بهویژه برای سازمانهای بزرگ یک انتخاب هوشمندانه محسوب میشود.